Πίνακας περιεχομένων:
Εάν έχετε μια δουλειά που απαιτεί ταξίδια, είτε είναι εντός της δικής σας πόλης ή κράτους, είτε είναι έξω από το κράτος ή τη χώρα, η εταιρεία σας επιλέγει τη μέθοδο λογοδοσίας και επιστροφής εξόδων. Ορισμένες εταιρείες επιστρέφουν τα πραγματικά σας έξοδα, ενώ άλλα σας δίνουν μια ταξιδιωτική επιδότηση. Αν λάβετε μια επιδότηση ταξιδιού, η προσωπική σας φορολογική υποχρέωση εξαρτάται από το αν ο εργοδότης σας έχει ένα υπεύθυνο ή μη υπεύθυνο σχέδιο. Η επιστροφή των πραγματικών εξόδων δεν φορολογείται.
Μέθοδοι επιστροφής ταξιδιού
Αν πρέπει να ταξιδέψετε και αυτό το ταξίδι θεωρείται ότι σχετίζεται με την εργασία υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους η εταιρεία σας μπορεί να χειριστεί την επιστροφή σας για αυτά τα έξοδα. Μπορείτε να λάβετε μια αποζημίωση ταξιδιού πριν από το ταξίδι, μπορείτε να πληρώσετε για τα έξοδά σας και να σας επιστραφούν ή μπορείτε να λάβετε ένα ταξιδιωτικό επίδομα που απαιτεί από εσάς να τεκμηριώσετε τα έξοδά σας και να επιστρέψετε το αχρησιμοποίητο μέρος της επιχορήγησης στον εργοδότη σας. Η επιχείρησή σας μπορεί να επιλέξει να παρέχει αυτά τα κεφάλαια με ένα υπεύθυνο σχέδιο ή ένα μη υπεύθυνο σχέδιο ή μπορεί να αντιπροσωπεύει ένα μέρος των δαπανών με ημερήσιο επιτόκιο.
Υπεύθυνο Σχέδιο
Εάν ο εργοδότης σας χρησιμοποιεί ένα υπεύθυνο σχέδιο, τα επιχειρηματικά έξοδα που πραγματοποιήσατε με την ταξιδιωτική επιχορήγηση σας δεν φορολογούνται ως εισόδημα ούτε υπόκεινται σε φόρους FICA. Ένα υπεύθυνο σχέδιο πρέπει να πληροί ορισμένες απαιτήσεις IRS. Οι δαπάνες πρέπει να σχετίζονται με τις επιχειρήσεις και διαφορετικά θα εκπέσουν από εσάς ως επιχειρηματικό έξοδο. Ο εργοδότης σας πρέπει να σας ζητήσει να τεκμηριώσετε τα έξοδά σας, αναφέροντας την ημερομηνία, την ώρα, τον τόπο, το ποσό και τον επαγγελματικό σκοπό της δαπάνης μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα - συνήθως εντός 60 ημερών.
Όλα τα έξοδα απαιτούν αποδείξεις, εκτός εάν επιστρέφονται βάσει ημερήσιας αποζημίωσης - π.χ. έξοδα διανυθέντων χιλιομέτρων. Οποιαδήποτε επιπλέον κεφάλαια στην ταξιδιωτική επιχορήγηση που δεν χρειάζεστε για το ταξίδι σας πρέπει να επιστραφούν στην εταιρεία εντός εύλογου χρονικού διαστήματος. Οποιαδήποτε χρηματικά ποσά δεν έχουν επιστραφεί είναι πλήρως φορολογητέα.
Μη υπεύθυνο σχέδιο
Ένα μη υπεύθυνο σχέδιο είναι ένα σχέδιο που δεν απαιτεί από τον υπάλληλο να λογοδοτεί για οποιαδήποτε από τις δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν με τη χρήση της ταξιδιωτικής επιδότησης. Κάτω από αυτό το είδος σχεδίου μπορείτε να ξοδέψετε το ταξιδιωτικό σας επίδομα σε οτιδήποτε επιλέγετε, χωρίς τεκμηρίωση ή εξήγηση, και δεν χρειάζεται να επιστρέψετε το αχρησιμοποίητο τμήμα της ταξιδιωτικής σας επιδότησης στον εργοδότη σας. Σύμφωνα με αυτό το είδος προγράμματος, το ποσό της ταξιδιωτικής σας επιδότησης περιλαμβάνεται στο φορολογητέο εισόδημά σας στο έντυπο W-2 και υπόκειται επίσης σε φόρους FICA - Medicare και Κοινωνική Ασφάλιση.
Δαπάνες ανά ημέρα
Το IRS έχει διαδικασίες για την επιστροφή των εργαζομένων με σταθερό επιτόκιο για έξοδα ταξιδίου όπως γεύματα, διαμονή και χιλιόμετρα. Για παράδειγμα, το 2011, το ποσοστό αποζημίωσης IRS ήταν 51 σεντ ανά μίλι. Το ποσοστό αυτό προσαρμόζεται με βάση τη διακύμανση των τιμών του φυσικού αερίου. Σύμφωνα με αυτό το σχέδιο, σας επιστρέφεται για τα έξοδα σας με τις κανονικές χρεώσεις που ορίζονται από το IRS, για τις οποίες πρέπει να δώσετε τον επιχειρησιακό λόγο για το ταξίδι σας και τον αριθμό των μιλίων που ταξιδεύσατε.
Εάν τα έξοδά σας επιστραφούν απλώς βάσει του ημερήσιου επιτοκίου, θεωρείται υπεύθυνη δαπάνη και δεν υπόκειται σε φορολογία. Ωστόσο, αν υπερβείτε την ημερήσια αποζημίωση και ζητήσετε επιστροφή, η υπεραξία είναι πλήρως φορολογητέα. Για οποιεσδήποτε άλλες δαπάνες που καλύπτονται από το ταξιδιωτικό σας επίδομα για το οποίο δεν υπάρχει ημερήσιο επιτόκιο, αν πρέπει να το λογοδοτήσετε, δεν είναι φορολογητέο, αλλά εάν το ταξιδιωτικό σας επίδομα καλύπτει αυτό και δεν απαιτείται να λογοδοτήσετε ούτε να επιστρέψετε αυτά τα ποσά φορολογούνται και προστίθενται στο εισόδημά σας.