Σκοπός επιστολής συλλογής

Σε δύσκολες οικονομικές περιόδους, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και οι πιστωτές ενδέχεται να βρεθούν να στέλνουν επιστολή συλλογής στους πελάτες για να αποκαταστήσουν τις πληρωμές που είχαν πληρωθεί στο παρελθόν. Μια αποτελεσματική επιστολή συλλογής πρέπει όχι μόνο να ενημερώνει τον καταναλωτή για την καθυστέρηση πληρωμής αλλά και να διατηρεί καλές σχέσεις με τον πελάτη και τις επιχειρήσεις.

πιστωτική: Jupiterimages / Pixland / Getty Images

Ορισμός

Μια επιστολή συλλογής είναι μια επαγγελματικά γραπτή επιστολή που αποστέλλεται από έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης, έναν πιστωτή ή μια εταιρεία που δεν έχει πληρωθεί για υπηρεσίες ή αγαθά εγκαίρως. Μια επιστολή συλλογής ειδοποιεί τον πελάτη για τα οφειλόμενα χρήματα και συνήθως περιλαμβάνει οδηγίες για τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να γίνονται καθυστερημένες πληρωμές.

Συγχρονισμός

Όταν ένας πελάτης καθυστερεί την πληρωμή περισσότερο από λίγες ημέρες, θα σταλεί μια επιστολή συλλογής που θα ενημερώνει τον πελάτη σχετικά με το ύψος του οφειλόμενου υπολοίπου και τον τρόπο πληρωμής του.

Σκοπός

Ο σκοπός μιας επιστολής συλλογής είναι να ωθήσει τον πελάτη να στείλει πληρωμή ή να καλέσει και να συζητήσει το θέμα. Μια αποτελεσματική επιστολή συλλογής είναι ευγενική αλλά σταθερή και περιλαμβάνει οδηγίες για τον τρόπο πληρωμής του χρέους. Αυτές οι επιστολές αποσκοπούν στην τόνωση της πληρωμής για μια εταιρεία και στη διευκόλυνση των εσόδων.

Παραλαβή επιστολής συλλογής

Αν λάβετε επιστολή συλλογής, θα πρέπει να καταβάλλετε κάθε προσπάθεια για να πληρώσετε το ποσό που ζητήσατε. Αν δεν μπορείτε να εξοφλήσετε το χρέος τη στιγμή που έρχεται η επιστολή, θα πρέπει να καλέσετε τον πιστωτή να συζητήσει την κατάσταση. Εάν πρέπει να αμφισβητήσετε την επιστολή ή το χρέος, όπως εάν έχετε ήδη πληρώσει το χρέος και νομίζετε ότι η επιστολή είναι λάθος, είναι σημαντικό να επικοινωνήσετε με τον πιστωτή το συντομότερο δυνατόν για να αποσαφηνιστεί το ζήτημα.

Περιεχόμενο επιστολής συλλογής

Μια επιστολή συλλογής θα περιλαμβάνει το οφειλόμενο ποσό, ημερομηνία λήξης της αιτούμενης πληρωμής και μέθοδο προτιμώμενης πληρωμής. Θα περιλαμβάνει επίσης έναν τρόπο επικοινωνίας με τον πιστωτή.