Πίνακας περιεχομένων:
Μια ένωση ιδιοκτητών σπιτιού (HOA) είναι ένας οργανισμός υπεύθυνος για τη γενική συντήρηση και συντήρηση των κοινόχρηστων χώρων σε μια οικιστική υποδιαίρεση. Το HOA μπορεί να διευθύνεται από μια εταιρεία διαχείρισης ή από τον κατασκευαστή ακινήτων, αλλά συνήθως μεταβιβάζεται στους κατοίκους μόλις ολοκληρωθεί η ανάπτυξη. Η HOA υποχρεούται να τηρεί λογιστικά βιβλία που να αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια τα εισπραχθέντα τέλη, τους τύπους δαπανών, τα υπόλοιπα αποθεματικών για ειδικά έργα και διάφορα άλλα στοιχεία. Ένα βασικό λογιστικό σύστημα μπορεί να εφαρμοστεί χωρίς πολύ μεγάλη δυσκολία.
Βήμα
Λογισμικό λογιστικής αγοράς προσαρμοσμένο για HOA αν δεν διαθέτετε ήδη λογισμικό. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε συγκεκριμένο λογισμικό HOA εάν έχετε ήδη άλλο λογισμικό λογιστικής. Το Condo Manager και οι TOPS είναι πάροχοι λογισμικού που ειδικεύονται στις λογιστικές ανάγκες του HOA, ενώ το Quickbooks είναι γενικό λογισμικό που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την κάλυψη των βασικών λογιστικών απαιτήσεων HOA. Συμπληρώστε το σεμινάριο και διαβάστε τα εγχειρίδια που παρέχονται με το λογισμικό που αγοράσατε για να κατανοήσετε τον τρόπο ρύθμισης του HOA σας στο σύστημα.
Βήμα
Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια καλή κατανόηση των λογιστικών απαιτήσεων HOA. Η Ένωση Καλιφόρνιας των Ενώσεων Homeowner είναι ένας καλός πόρος για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις βασικές απαιτήσεις HOA.
Βήμα
Δημιουργήστε μια συνεπή ονομασία σύμβασης για τους αριθμούς λογαριασμού σας προτού αρχίσετε να τις εισάγετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποφασίσετε ότι όλοι οι λογαριασμοί ενεργητικού θα ξεκινούν με τους αριθμούς "1", "Λογαριασμοί υποχρεώσεων" 2, "Λογαριασμοί εσόδων" 3, "Λογαριασμοί εξόδων" 4"
Βήμα
Δημιουργήστε τους λογαριασμούς που θα χρησιμοποιήσετε στο σύστημα λογισμικού. Οι βασικοί λογαριασμοί ενεργητικού που θα χρειαστείτε είναι μετρητά, έλεγχος, εισπρακτέοι λογαριασμοί, αναβαλλόμενα έξοδα και πάγια περιουσιακά στοιχεία. Για τους λογαριασμούς υποχρεώσεων, θα χρειαστείτε λογαριασμούς πληρωτέους, αναβαλλόμενα έσοδα και δάνεια. Οι λογαριασμοί εσόδων θα περιλαμβάνουν τα έσοδα και τα έσοδα από τόκους. Οι λογαριασμοί για τα περισσότερα έξοδα θα είναι τα Utilities, Insurance, Maintenance, Custodial, Interests, Fees, Taxes και Reserve Expense. Τέλος, τα Κερδοθέντα Κέρδη και Αποθεματικά θα περιλαμβάνουν τους λογαριασμούς μετοχικού κεφαλαίου. Κάθε HOA έχει συγκεκριμένες ανάγκες, αλλά αυτή η λίστα λογαριασμών παρέχει μια σταθερή βάση για να ξεκινήσει η εισαγωγή συναλλαγών και μπορεί να επιτευχθεί με τη χρήση οποιουδήποτε HOA ή λογισμικού γενικής λογιστικής.
Βήμα
Κάντε την καταχώρηση του ισοζυγίου έναρξης στο νέο λογισμικό σας. Αυτή η καταχώρηση γίνεται πριν από την πραγματοποίηση των πρότυπων καθημερινών καταχωρίσεών σας. Αυτή η εγγραφή δεν πρέπει να περιλαμβάνει λογαριασμούς εσόδων ή εξόδων. Για παράδειγμα, αν η HOA έχει $ 1.000 στην τράπεζα από προηγούμενους ιδιοκτήτες σπιτιού, η καταχώριση θα είναι απλώς μια χρέωση για την Έλεγχος για $ 1.000 και μια πίστωση στα Κερδοσκοπικά Κέρδη για $ 1.000. Σε αυτό το σημείο έχετε έναν ισολογισμό έναρξης και είστε έτοιμοι να προχωρήσετε στην καταγραφή της καθημερινής δραστηριότητας.
Βήμα
Καταχωρίστε τους αριθμούς προϋπολογισμού σας για κάθε λογαριασμό εσόδων και εξόδων. Η μέθοδος καθορισμού των αριθμών προϋπολογισμού θα εξαρτηθεί από το λογισμικό που χρησιμοποιείτε. Ο προϋπολογισμός προϋποθέτει τυπικά τη δημιουργία ξεχωριστού βιβλίου από αυτόν που χρησιμοποιείτε για την καταγραφή της καθημερινής δραστηριότητας του HOA σας. Διαβάστε την αντίστοιχη ενότητα του εγχειριδίου λογισμικού για να κατανοήσετε τις λεπτομέρειες σχετικά με τη δημιουργία προϋπολογισμών στο λογισμικό σας.
Βήμα
Μάθετε να εκτελείτε τις βασικές αναφορές που παρέχονται με το λογισμικό σας. Οι βασικότερες αναφορές είναι ο Ισολογισμός, η Κατάσταση Αποτελεσμάτων, η Κατάσταση Ταμειακών Ροών και ο Πραγματικός Προϋπολογισμός. Αυτά θα πρέπει να παραδίδονται με οποιοδήποτε οικονομικό λογισμικό που χρησιμοποιείτε.