Πίνακας περιεχομένων:
Όταν δεν έχετε την υπηρεσία που θέλετε ή αναμένετε από μια εταιρεία, μπορεί να χρειαστεί να καταθέσετε μια καταγγελία εξυπηρέτησης πελατών. Μερικές φορές αυτός είναι ο μόνος τρόπος για να επιλύσετε ένα πρόβλημα. Αν έχετε μιλήσει με τους εκπροσώπους της εταιρείας, οι ταμίες, οι ανταποκριτές και οι εποπτικοί υπάλληλοι που δεν έχουν κανένα αποτέλεσμα, καταθέτοντας μια επίσημη καταγγελία, μπορεί να διορθωθεί το πρόβλημά σας με ταχείς ρυθμούς. Όταν είστε έτοιμοι να υποβάλλετε μια καταγγελία, ίσως χρειαστεί να συγκεντρώσετε κάποιες πληροφορίες και να ακολουθήσετε τα σωστά βήματα και διαδικασίες. Διαφορετικές εταιρείες έχουν διαφορετικές διαδικασίες για την υποβολή παραπόνων.
Βήμα
Καλέστε την εταιρεία στην οποία καταθέτετε την καταγγελία και ρωτήστε τους για τη διαδικασία υποβολής καταγγελίας για την εξυπηρέτηση πελατών. Ορισμένες εταιρείες σας επιτρέπουν να καταθέσετε μια καταγγελία online και άλλες εταιρείες θα σας ζητήσουν να υποβάλετε γραπτώς την καταγγελία σας. Ακολουθήστε τις οδηγίες τους στο γράμμα. Εάν η καταγγελία σας για την εξυπηρέτηση πελατών πρέπει να γραφτεί, πάρτε τη σωστή διεύθυνση για το τμήμα στο οποίο πρέπει να πάει. Μάθετε αν η επιστολή σας πρέπει να απευθύνεται σε οποιονδήποτε συγκεκριμένα ή απλά σε ένα τμήμα.
Βήμα
Συγκεντρώστε όλες τις πληροφορίες σας. Μπορεί να χρειαστείτε το όνομα του ατόμου με το οποίο μιλήσατε, αν αυτός ή αυτή ήταν η αιτία της καταγγελίας σας. Λάβετε τα ονόματα όσων μιλήσατε, συμπεριλαμβανομένων των εποπτών. Γράψτε το όνομα του τμήματος καθώς και τον αριθμό τηλεφώνου του τμήματος. Εάν γνωρίζετε τις ημερομηνίες και τις ώρες που μιλήσατε με άτομα, συμπεριλάβετε τα στο έγγραφό σας. Μερικές φορές μπορείτε να περάσετε αρκετές ημέρες να μιλάτε με διαφορετικούς ανθρώπους που προσπαθούν να επιλύσουν μια κλήση υπηρεσίας. Καταγράψτε τυχόν άλλες λεπτομέρειες που μπορείτε να σκεφτείτε σχετικά με το παράπονό σας για την εξυπηρέτηση πελατών.
Βήμα
Γράψτε την επιστολή σας. Όταν γράφετε την επιστολή σας βεβαιωθείτε ότι δεν αφήνετε καμία πληροφορία. Καταγράψτε τη σειρά με την οποία έγιναν τα πράγματα και τη σειρά που μιλήσατε με ορισμένα άτομα. Πρέπει επίσης να εξηγήσετε λεπτομερώς τι είναι το παράπονό σας. Παρέχετε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Συμπεριλάβετε τα βήματα που κάνατε για να επιλύσετε το πρόβλημα. Εξηγήστε γιατί η εταιρεία θα πρέπει να λάβει τα απαραίτητα μέτρα για να διορθώσει την κατάστασή σας. Αφήστε την εταιρεία να γνωρίζει ότι θα περιμένετε να ακούσετε από αυτά στο εγγύς μέλλον.
Βήμα
Στείλτε την επιστολή σας. Συμπεριλάβετε με την επιστολή σας οποιαδήποτε φωτοαντίγραφα οποιωνδήποτε εγγράφων που θα βοηθήσουν την περίπτωσή σας. Κρατήστε ένα αντίγραφο της επιστολής σας για τα αρχεία σας. Η εταιρεία θα πρέπει να επιστρέψει μαζί σας σε εύλογο χρονικό διάστημα. Αφήστε τους 10 έως 15 ημέρες για να απαντήσουν. Μπορεί να θέλετε να στείλετε ένα αντίγραφο της επιστολής σας σε όποιον μιλήσατε ή, τουλάχιστον, στον επόπτη της αρμόδιας υπηρεσίας.
Βήμα
Συνέχεια με την κατάλληλη υπηρεσία. Αν διαπιστώσετε ότι δεν μπορείτε να επιλύσετε το θέμα σας, ίσως χρειαστεί να επικοινωνήσετε με την Federal Trade Commission (FTC), το Γραφείο Καλύτερης Επιχειρηματικής Υπηρεσίας, με ένα γραφείο παροχής στοιχείων ή με το γραφείο του Γενικού Εισαγγελέα. Θα έχουν επίσης τις δικές τους διαδικασίες καταχώρησης καταγγελιών.