Πίνακας περιεχομένων:
Η υπηρεσία εσωτερικού εισοδήματος επιτρέπει μια ποικιλία διαφορετικών σχεδίων αποζημίωσης διανυθέντων χιλιομέτρων. Οι εργοδότες μπορούν να επιστρέψουν τα πραγματικά έξοδα του οχήματος, να χρησιμοποιήσουν το πρότυπο χιλιομέτρων της IRS ή να μην επιστρέψουν τα έξοδα. Για να είναι μια έγκυρη δαπάνη, η επιχείρηση πρέπει να διατηρήσει την απόδειξη της δαπάνης και να επαληθεύσει ότι τα μίλια οδηγούνται για επιχειρηματικούς σκοπούς.
Βασικά στοιχεία επιστροφής μιλίων
Το IRS επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αποζημιώνουν τους υπαλλήλους και άλλους εκπροσώπους της εταιρείας για επαγγελματικά ταξίδια. Εάν η επιχείρηση ακολουθεί τις κατευθυντήριες γραμμές IRS, η επιστροφή είναι ως δαπάνη για την εταιρεία και μια μη καταβλητέα πληρωμή για τον εργαζόμενο. Για να είναι μια έγκυρη δαπάνη, η εταιρεία πρέπει να διατηρεί τα αρχεία της δαπάνης και να επαληθεύει ότι χρησιμοποιήθηκε για εργασία. Για να είναι μια μη καταβλητέα πληρωμή στον εργαζόμενο, ο εργαζόμενος οφείλει να αναφέρει έγκαιρα τα έξοδα και να επιστρέψει τυχόν επιπλέον αποζημιώσεις που λαμβάνει.
Πρότυπο χιλιομέτρου IRS
Η απλούστερη μέθοδος αποζημίωσης διανυθέντων χιλιομέτρων για μια επιχείρηση είναι το πρότυπο χιλιομέτρων της IRS. Σύμφωνα με αυτό το σχέδιο, ο εργαζόμενος και ο εργοδότης πρέπει να παρακολουθούν μόνο τα μίλια που κινούνται για τις επιχειρήσεις αντί να τεκμηριώνουν τα πραγματικά έξοδα. Το ποσοστό αυτό ενημερώνεται περιοδικά από το IRS για να αντικατοπτρίζει τις μέσες δαπάνες αερίου, συντήρησης, επισκευών, ασφάλισης, αδειών, εγγραφής και απόσβεσης που πραγματοποιούνται ανά μίλι.
Πραγματικά Έξοδα
Αντί να επιστρέφεται στο κανονικό ποσοστό χιλιομέτρων, μια επιχείρηση μπορεί να επιλέξει να επιστρέψει τα πραγματικά έξοδα του οχήματος. Αυτό είναι περισσότερο λεπτομερές σε σύγκριση με το πρότυπο χιλιομέτρων του IRS, αλλά μπορεί να οδηγήσει σε υψηλότερη αποζημίωση εάν ο εργαζόμενος οδηγεί αυτοκίνητο πολυτελείας ή αγοράζει ακριβό ασφάλιστρο. Σύμφωνα με αυτή τη μέθοδο, ο εργαζόμενος υπολογίζει τη συνολική ποσότητα αερίου, συντήρησης αυτοκινήτων, επισκευές αυτοκινήτων, αποσβέσεις, αμοιβές αδείας, έξοδα εγγραφής και έξοδα ασφάλισης αυτοκινήτου για το έτος. Στη συνέχεια, αναλογεί το κόστος με βάση το ποσό των μιλίων που οδηγείται για τις επιχειρήσεις. Για παράδειγμα, λέτε ότι ένας υπάλληλος οδήγησε το αυτοκίνητό του συνολικά 10.000 μίλια κατά τη διάρκεια του έτους και 5.000 από αυτά τα μίλια ήταν για επαγγελματικούς σκοπούς. Εάν καταβάλλει συνολικά 10.000 δολάρια σε έξοδα οχημάτων κατά τη διάρκεια του έτους, ο εργοδότης του μπορεί να του αποζημιώσει για 5.000 δολάρια, εφόσον μπορεί να τεκμηριώσει τα έξοδα.
Άλλες μέθοδοι
Το IRS επιτρέπει στις επιχειρήσεις να επιστρέφουν έξοδα διανυθέντων χιλιομέτρων με όποιο τρόπο κι αν επιλέξουν, αρκεί να διατηρούν τεκμηρίωση. Ορισμένοι εργοδότες μπορούν να επιλέξουν να επιστρέψουν μόνο την πραγματική ποσότητα φυσικού αερίου που αγοράζονται στα επαγγελματικά ταξίδια. Άλλοι μπορεί να μην επιλέξουν να αποζημιώσουν τα έξοδα μίλια. Εάν ο εργοδότης επιστρέφει μόνο ένα κομμάτι των δαπανών χιλιομέτρων ή κανένα κόστος χιλιομέτρων, ο εργαζόμενος μπορεί να διαγράψει το μη επιστρεφόμενο μέρος ως ανακεφαλαιωτική έκπτωση στο Έντυπο 2106, Έξοδα Επιχειρηματικής Δραστηριότητας.