Πίνακας περιεχομένων:
- Χρησιμοποιήστε μια μορφή Business Letter Format
- Προσέξτε τα πραγματικά περιστατικά
- Απαιτούμενες πληροφορίες παροχής
- Συμπεριλάβετε τεκμηρίωση υποστήριξης
Η ακύρωση μιας σύμβασης αγορών ή υπηρεσίας, μιας συνδρομής ή μιας εγγραφής μέλους δεν είναι μόνο σοφό, αλλά μπορεί να απαιτείται. Για παράδειγμα, πρέπει να στείλετε μια γραπτή επιστολή ακύρωσης για μια σύμβαση που καλύπτεται από τον κανόνα της Ομοσπονδιακής Επιτροπής Εμπορίου. Είτε είναι υποχρεωτικό είτε προαιρετικό, ένα καλά γραπτό επαγγελματικό γράμμα διευκρινίζει την πρόθεσή σας και προστατεύει τα νόμιμα δικαιώματά σας.
Χρησιμοποιήστε μια μορφή Business Letter Format
Οργανώστε την επιστολή όπως θα κάνατε με οποιαδήποτε επαγγελματική αλληλογραφία. Συμπεριλάβετε τη διεύθυνσή σας, την ημερομηνία, μια γραμμή αναφοράς και τη διεύθυνση του παραλήπτη επάνω από το χαιρετισμό. Αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε ένα γενικό χαιρετισμό, όπως "Σε ποιον μπορεί να ενδιαφέρει". Αν δεν έχετε κάποιο όνομα, καλέστε την εταιρεία ή παραπέμψτε το τμήμα με ένα χαιρετισμό, όπως "Αγαπητέ πελάτη Relationship Manager". Σημειώστε στο γράμμα ότι συμπεριλαμβάνετε την τεκμηρίωση υποστήριξης, προσθέτοντας μια γραμμή περίπτωσης ακριβώς κάτω από το κλείσιμο στο οποίο αναφέρετε το όνομα κάθε εγγράφου που στέλνετε με το γράμμα. Χρησιμοποιήστε έναν ορθογραφικό έλεγχο και διορθώστε προσεκτικά το γράμμα για να βεβαιωθείτε ότι είναι ακριβές και χωρίς λάθη.
Προσέξτε τα πραγματικά περιστατικά
Να είστε ευγενικός αλλά σταθερός όταν κάνετε αίτημα ακύρωσης. Αν και μπορείτε να δώσετε ένα λόγο, η FTC λέει ότι αυτό δεν είναι ποτέ απαίτηση ακύρωσης. Αν δώσετε κάποιο λόγο, μην επικρίνετε ή προσβάλλετε την εταιρεία. Αντ 'αυτού, υιοθετήστε έναν αντικειμενικό και επαγγελματικό τόνο και τηρήστε τα γεγονότα. Συμπεριλάβετε τις ενέργειες που αναμένετε να λάβει η εταιρεία μετά τη λήψη της επιστολής, όπως η διακοπή των αυτόματων μηνιαίων τραπεζικών πληρωμών ή πληρωμών πίστωσης. Για παράδειγμα, ζητήστε όπως "Αυτή η επιστολή σας ειδοποιεί ότι ακυρώνομαι τη σύμβασή μου στις 20 Ιανουαρίου 2015. Αναμένω ότι δεν θα χρεώσετε περαιτέρω την πιστωτική μου κάρτα".
Απαιτούμενες πληροφορίες παροχής
Συμπεριλάβετε οποιαδήποτε πληροφορία, όπως έναν αριθμό λογαριασμού ή αρχείου, που ενδέχεται να χρειαστεί να εντοπίσει η εταιρεία ή ο λογαριασμός σας. Συμπληρώστε μια επιταγή για πλήρη πληρωμή εάν έχετε ένα οφειλόμενο υπόλοιπο. Εάν η ακύρωση θα οδηγήσει σε επιστροφή χρημάτων, δηλώστε ότι αναμένετε επιστροφή χρημάτων εντός ορισμένου χρόνου και καθορίστε το ποσό. Διαφορετικά, συμπεριλάβετε μια δήλωση όπως "Αναμένω πλήρη επιστροφή χρημάτων εντός 30 ημερών". Βεβαιωθείτε ότι ζητάτε επίσης γραπτή επιβεβαίωση ακύρωσης μέσω επιστροφής.
Συμπεριλάβετε τεκμηρίωση υποστήριξης
Προστατεύστε τα νομικά σας δικαιώματα με τα δικαιολογητικά που επαληθεύουν την αγορά και το δικαίωμά σας να ακυρώσετε. Για παράδειγμα, συμπεριλάβετε ένα αντίγραφο της σύμβασης στο οποίο επισημαίνετε το δικαίωμά σας να ακυρώσετε και μια απόδειξη ή αντίγραφο εξαργυρωμένου ελέγχου. Ως τελική προστασία, η FTC συνιστά να στείλει επιστολή ακύρωσης μέσω πιστοποιημένης αλληλογραφίας με επιστολή απόδειξης επιστροφής.