Πώς να μετατρέψετε ένα 1099 σε ένα W2

Κατά τη διάρκεια της σχέσης ενός υπαλλήλου με έναν εργοδότη, ενδέχεται να απαιτείται ανακατάταξη του φορολογικού καθεστώτος. Συχνά, μια επιχείρηση θα προσλαμβάνει εργαζομένους με σύμβαση. Εάν η σχέση γίνει κανονική και συνεχής, η επιχείρηση μπορεί να χρειαστεί να μετατρέψει τον εργαζόμενο από ανεξάρτητο ανάδοχο σε μισθωτό εργαζόμενο. Η αδυναμία να ταξινομηθεί σωστά ο εργαζόμενος ως υπάλληλος και να καταβληθούν οι απαιτούμενοι φόροι μισθοδοσίας θα μπορούσε να επιβάλει κυρώσεις στην εταιρεία. Όταν συμβαίνει μια μετατροπή, τόσο ο εργοδότης όσο και ο υπάλληλος έχουν ορισμένες ευθύνες.

Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν πρότυπα φορολογικά έντυπα για να συμμορφωθούν με τις απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων.

Βήμα

Ελέγξτε τις οδηγίες της υπηρεσίας εσωτερικών εσόδων σχετικά με το πότε ένας εργαζόμενος πρέπει να αντιμετωπίζεται ως υπάλληλος και όχι ως ανεξάρτητος εργολάβος (βλ. Πόρο 1). Προσδιορίστε όλους τους εργολάβους που εργάστηκαν για εσάς που θα λάβουν 1099 στο τέλος του φορολογικού έτους και πρέπει να μετατραπούν σε W-2 σύμφωνα με τις ίδιες οδηγίες.

Βήμα

Ενημερώστε εγγράφως τον εργολάβο για την άμεση ανάγκη μετατροπής του σε έναν υπάλληλο και ποιες πληροφορίες αναγνώρισης χρειάζεστε για να πραγματοποιήσετε αυτήν την αλλαγή. Καταγράψτε την ημερομηνία και την ώρα που τα αρχεία αυτά δημιουργήθηκαν στον φάκελο του υπαλλήλου. Χρησιμοποιήστε μια πιστοποιημένη αποστολή αλληλογραφίας με επαρκή ταχυδρομική αποστολή εάν στείλετε την ειδοποίηση μέσω επιφανειακού ταχυδρομείου. Διατηρήστε την απόδειξη παραλαβής από την ταχυδρομική υπηρεσία των ΗΠΑ στα αρχεία σας ως τη νόμιμη "απόδειξη αποστολής σας".

Βήμα

Ρυθμίστε ένα νέο αρχείο εργαζομένων στη βάση δεδομένων των υπαλλήλων σας και στο σύστημα εγγραφής. Ταξινόμηση του αντισυμβαλλομένου, ο οποίος μετατρέπεται είτε ως μισθός, είτε ως μισθός είτε ως ωρομίσθιο χωρίς εξαίρεση, με βάση τη σχετική εργασία και το επίπεδο ευθύνης που θα έχει ο εργαζόμενος. Χρησιμοποιήστε τον υπολογιστή και την πρόσβασή σας στο Διαδίκτυο για να αναθεωρήσετε τις κατευθυντήριες γραμμές εργασίας των Η.Π.Α. βάσει του νόμου περί δίκαιων εργασιακών προτύπων (βλέπε Πόρος 2).

Βήμα

Ορίστε ένα πρόγραμμα πληρωμών ανάλογο με τον τύπο της τακτικής ταξινόμησης των εργαζομένων που θα γίνει ο ανάδοχος. Καθιέρωση ενεργοποιήσεων για την πληρωμή υπερωριών μετά από 40 ώρες εργασίας την εβδομάδα εάν ο νέος υπάλληλος πρόκειται να είναι ωρομίσθιος εργαζόμενος.

Βήμα

Απαιτήστε από τον νέο υπάλληλο να συμπληρώσει ένα έντυπο W-4 που παρέχει ατομικές πληροφορίες και φορολογικές απαλλαγές που πρέπει να υπολογίζονται κατά τον καθορισμό των φόρων παρακράτησης φόρων. Εισάγετε το νέο υπάλληλο στη βάση δεδομένων των εργαζομένων σας και το σύστημα χρονομέτρησης ανάλογα με τις ανάγκες.

Βήμα

Δημιουργήστε ένα συμπληρωμένο έντυπο W-2 για το νέο υπάλληλο πριν από τις 31 Ιανουαρίου για το προηγούμενο φορολογικό έτος αναφέροντας τους μισθούς, τους φόρους που παρακρατήθηκαν και άλλες πληροφορίες που απαιτούνται για το έντυπο. Στείλτε τέσσερις αντίγραφα στον υπάλληλο για διάφορες απαιτήσεις φορολογικής κατάθεσης. Διατηρήστε ένα αντίγραφο για τα δικά σας επαγγελματικά αρχεία και στείλτε ένα αντίγραφο στην υπηρεσία εσωτερικών εσόδων και στις φορολογικές αρχές του κράτους ή των δημοτικών αρχών, εάν ισχύει.