Πίνακας περιεχομένων:
Σκοπός της ημερήσιας διάταξης των συνεδριάσεων είναι να εξασφαλιστεί ότι οι συμμετέχοντες έχουν μια ιδέα για το πού κατευθύνεται η συζήτηση. Παρέχει επίσης ένα χρονικό πλαίσιο ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να γνωρίζουν πότε θα ολοκληρωθεί η σύσκεψη. Δημιουργήστε ένα πρότυπο γρήγορης ατζέντας συσκέψεων με τη σωστή μορφή, ώστε το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να το ενημερώσετε για κάθε σύνοδο.
Μορφή λίστας
Κατά τη σύνταξη μιας ατζέντας συσκέψεων, πρέπει να την διαμορφώσετε σε μια αριθμητική και αλφαβητική λίστα με τη σειρά των συμβάντων. Η τυπική μορφή έχει τη λέξη "Ατζέντα" στο επάνω μέρος της σελίδας. Στην περιοχή "agenda", γράψτε το όνομα της εταιρείας, την ημερομηνία και την ώρα της συνάντησης. Κάθε κύριο θέμα της ημερήσιας διάταξης προχωρά με έναν αριθμό ή ρωμαϊκό αριθμό ως εξής: "Ι. Εισαγωγή, ΙΙ. Αλληλογραφία". Σε κάθε κύρια κατηγορία, προσθέστε πιο λεπτομερείς περιγραφές που προηγούνται από ένα γράμμα με αλφαβητική σειρά. Ακολουθεί ένα παράδειγμα: "α. Γενική Εισαγωγή, β. Εισαγωγή Νέων Μελών". Συνεχίστε αυτήν την ακολουθία για όλα τα στοιχεία της ατζέντας και τις περιγραφές.
Περίγραμμα
Το βασικό πλαίσιο για την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων είναι, αφενός, η εισαγωγή, ακολουθούμενη από τα πρακτικά της προηγούμενης συνεδρίασης (αιτιολογική σκέψη και έγκριση), εκθέσεις, νέες εργασίες, θέματα συζήτησης (κατά σειρά σπουδαιότητας) και το κλείσιμο. Αυτή είναι μια βασική κατευθυντήρια γραμμή για μια ατζέντα - φυσικά, μπορείτε να προσθέσετε τα δικά σας αντικείμενα με τη σειρά που προτιμάτε.
Εκτιμήσεις χρόνου
Θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε τις εκτιμήσεις χρόνου για κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξής σας. Χρησιμοποιήστε χρονικά μπλοκ σε λεπτά ή ώρες, χρησιμοποιώντας ρεαλιστικές εκτιμήσεις. Ο βουλευτής της συνάντησης (συνήθως γραμματέας ή διευθυντής) μπορεί στη συνέχεια να χρησιμοποιήσει αυτές τις κατευθυντήριες γραμμές για τη συνέχιση της συνεδρίασης. Έτσι, για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε "3 λεπτά" δίπλα στο εισαγωγικό στοιχείο γραμμής και "15 λεπτά" κάτω από κάθε αντικείμενο προς συζήτηση.
Ευθύνες
Εκτός από τις εκτιμήσεις του χρόνου συνάντησης, περιλαμβάνει επίσης το όνομα του ατόμου που είναι υπεύθυνο για την καθοδήγηση κάθε συζήτησης. Εάν εσείς ή ο διαχειριστής είναι το μόνο άτομο που σχεδιάζει να πραγματοποιήσει τη συνάντηση, αυτό είναι περιττό. Αν όμως έχετε διαφορετικά μέλη της ομάδας σε κάθε εργασία της ημερήσιας διάταξης, συμπεριλάβετε τα ονόματα. Για παράδειγμα, αν ένας γραμματέας δίνει τα πρακτικά, συμπεριλάβετε το όνομά του δίπλα στο συγκεκριμένο στοιχείο της λίστας.