Τα βιβλία είναι απλά τρέχουσες εγγραφές πιστώσεων και χρεώσεων. Χρησιμοποιούμε ένα ημερολόγιο κάθε φορά που εισάγουμε επιταγές ή καταθέσεις στα βιβλία επιταγών μας ή καταθέσεις και αποσύρσεις σε ένα βιβλιάριο αποταμίευσης. Μερικοί άνθρωποι διατηρούν ένα βιβλίο νοικοκυριού. Άλλοι διατηρούν εταιρικά βιβλία για μικρές επιχειρήσεις ή διεθνείς εταιρείες. Αν και η μηχανοργάνωση έχει απλοποιήσει τη δουλειά του εταιρικού λογιστή, μπορεί να εφαρμοστεί και στα οικονομικά των νοικοκυριών. Οι βιβλιοθήκες που βασίζονται σε υπολογιστές είναι διαθέσιμες ως δωρεάν λογισμικό ή με το λογισμικό κοινής χρήσης, καθώς και με τα επαγγελματικά πακέτα που είναι διαθέσιμα για αγορά. Τα δισκία Ledger είναι διαθέσιμα σε οποιοδήποτε κατάστημα προμηθειών γραφείου και σε όλες τις συσκευές γραφείου.
Τα ημερολόγια περιέχουν τουλάχιστον πέντε στήλες, που χρησιμοποιούνται για ημερομηνία, λεπτομέρεια, πίστωση, χρέωση και ισορροπία. Η στήλη λεπτομερειών χρησιμοποιείται για το όνομα του δικαιούχου ή την πηγή εισοδήματος και τυχόν σημειώσεις. Το εισόδημα ή η δαπάνη καταγράφονται είτε στη στήλη πίστωσης είτε στη χρέωση (αφήνοντας κενή τη δεύτερη στήλη) και ένα τρέχον σύνολο εγγράφεται στη γραμμή του υπολοίπου. Μπορούν να προστεθούν στήλες που να υποδεικνύουν το φορολογητέο εισόδημα ή τα εκπεστέα έξοδα. Τα βιβλία θα πρέπει να φυλάσσονται για μια συγκεκριμένη περίοδο --- μια εβδομάδα ή ένα μήνα --- ανάλογα με τον αριθμό των συναλλαγών που συμβαίνουν. Στο τέλος της περιόδου, οι χρεώσεις και οι πιστώσεις ανέρχονται στο σύνολό τους και το τελικό υπόλοιπο ελέγχεται προσθέτοντας τις πιστώσεις και αφαιρώντας τις χρεώσεις από το αρχικό υπόλοιπο. Η τελική ισορροπία "μεταφέρεται προς τα εμπρός" ως το υπόλοιπο έναρξης στο ημερολόγιο για την επόμενη περίοδο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επισημάνει κάθε φύλλο του ημερολογίου σας με έναν τίτλο (οικιακό βιβλίο, όνομα επιχείρησης), ημερομηνίες της περιόδου που καλύπτουν τα φύλλα και επικεφαλίδες για στήλες. Εάν χρειάζονται περισσότερες από μία σελίδες για να καλύψουν μια περίοδο δραστηριότητας, βεβαιωθείτε ότι έχετε επισημάνει τους αριθμούς σελίδων για τον συνολικό αριθμό σε κάθε σελίδα.
Τα βιβλία χρησιμοποιούνται από τους λογιστές για την κατάρτιση των ισολογισμών, την παρακολούθηση των εσόδων και των δαπανών για φορολογικές δηλώσεις και την κατάρτιση προϋπολογισμού. Για να χρησιμοποιήσουν το βιβλίο για αυτό, ορίζουν αριθμούς λογαριασμών για κάθε ομάδα περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων. Μπορεί να δοθεί ξεχωριστός αριθμός λογαριασμού σε: εισόδημα από κάθε πηγή, ενοίκια, πληρωμές υποθηκών και δανείων, μισθώσεις υπολογιστών, σχολικά έξοδα ή οποιοδήποτε είδος εσόδων ή δαπανών που μπορεί να χρειαστείτε συνολικά για το τέλος του έτους. Η αρίθμηση λογαριασμών καθιστά ευκολότερη τη συλλογή δεδομένων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον υπολογισμό των φόρων ή την κατάρτιση προϋπολογισμών. Χρησιμοποιώντας το βιβλίο σας, μπορείτε να προετοιμάσετε έναν προϋπολογισμό για την επιχείρησή σας και το νοικοκυριό σας που μπορεί να προβλέψει τι έξοδα θα πρέπει να σχεδιάσετε και τι είδους εισόδημα μπορείτε να περιμένετε. Διατηρήστε ξεχωριστά ημερολόγια για επαγγελματικούς και προσωπικούς λογαριασμούς για να παρακολουθείτε τα χρήματα και να έχετε πλήρη αρχεία για τον λογιστή σας.