Πίνακας περιεχομένων:
Η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων (IRS) συνιστά τη διατήρηση καλών αρχείων, αλλά δεν απαιτεί από τις επιχειρήσεις ή τα άτομα να τηρούν οικονομικά αρχεία σε οποιαδήποτε συγκεκριμένη μορφή. Εάν ζητάτε τα ιατρικά έξοδα ως έκπτωση για τους φόρους σας, πρέπει να φυλάσσετε την τεκμηρίωση που θα χρησιμοποιήσετε σε περίπτωση ελέγχου.Σε έναν έλεγχο, πρέπει να αποδείξετε στο IRS ότι τα έξοδα που ζητήσατε είναι έγκυρα ή μπορεί να χρειαστεί να πληρώσετε επιπλέον φόρο εισοδήματος.
Βήμα
Επισήμανση των τμημάτων αρχείου ακορντεόν ή ξεχωριστών φακέλων αρχείων με τις κατηγορίες ιατρικών εξόδων που θα μπορείτε να διεκδικήσετε. Θα χρειαστεί ένα τμήμα για ιατρικούς λογαριασμούς, οδοντιατρικούς λογαριασμούς, συνταγές, ιατρική ασφάλιση και έξοδα μεταφοράς. Ανάλογα με τους τύπους ιατρικής περίθαλψης που χρησιμοποιείτε εσείς και τα εξαρτώμενα άτομα σας, μπορεί να χρειαστείτε πρόσθετα τμήματα. Εάν, για παράδειγμα, ο γιατρός του παιδιού σας συνταγογραφεί διδασκαλία, προσθέστε ένα τμήμα για εκπαιδευτικά έξοδα. Άλλες δυνατότητες περιλαμβάνουν τα νομικά έξοδα που προκύπτουν για την εξασφάλιση της κατάλληλης θεραπείας και των τελών για τα ιατρικά συνέδρια.
Βήμα
Προσθέστε σημειώσεις σε κάθε γραπτό αρχείο ιατρικών εξόδων όταν το λαμβάνετε. Κάθε έγγραφο θα πρέπει να προσδιορίζει ποιος πραγματοποίησε το έξοδο - εσείς ή ένα από τα συντηρούμενα πρόσωπα. Το αρχείο θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει το όνομα και τη διεύθυνση του παρόχου, την ημερομηνία της δαπάνης, τον τύπο δαπάνης και το κόστος. Το IRS συνιστά να παρακολουθείτε τα έξοδα όταν συμβαίνουν. Τα γραπτά αρχεία περιλαμβάνουν στοιχεία όπως αποδείξεις, λογαριασμούς, δελτία πωλήσεων, ακυρωμένες επιταγές, δηλώσεις πιστωτικών καρτών και αρχεία ηλεκτρονικών μεταφορών.
Βήμα
Καταχωρίστε τις λεπτομέρειες του ιατρικού αρχείου στο υπολογιστικό σας φύλλο ή στην εφαρμογή παρακολούθησης. Μπορείτε να ρυθμίσετε ένα υπολογιστικό φύλλο χαρτιού και μολύβι ή να χρησιμοποιήσετε λογισμικό υπολογιστή για την παρακολούθηση των ιατρικών εξόδων. Το υπολογιστικό φύλλο πρέπει να περιλαμβάνει μια στήλη για κάθε μία από τις λεπτομέρειες που έχετε επισημάνει στο γραπτό αρχείο. Οργανώστε τις στήλες με τρόπο που σας έχει νόημα. Για παράδειγμα, μπορείτε να βάλετε την ημερομηνία στην πρώτη στήλη, κατόπιν το όνομα του ατόμου που σχετίζεται με το έξοδο, τον τύπο της δαπάνης κ.ο.κ. Οι εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων ή το εξειδικευμένο λογισμικό παρακολούθησης έχουν πολλά πλεονεκτήματα σε σχέση με ένα χειρόγραφο αρχείο. Για παράδειγμα, το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού θα σας επιτρέψει να αναδιοργανώσετε τη σειρά των στηλών και να ταξινομήσετε τις πληροφορίες με έναν συγκεκριμένο παράγοντα. Ένα σύστημα παρακολούθησης υπολογιστή θα σας δώσει επίσης σύνολα αυτόματα.
Βήμα
Τοποθετήστε το γραπτό αρχείο της δαπάνης στην κατάλληλη ενότητα των αρχείων σας. Διατηρήστε τα αρχεία με σειρά κατά ημερομηνία μέσα σε κάθε τμήμα αρχείου τοποθετώντας με συνέπεια κάθε νέα εγγραφή στο μπροστινό ή στο πίσω μέρος του αρχείου.