Πίνακας περιεχομένων:
- Ετοιμάστε τον εαυτό σας για το γράψιμο
- Προσδιορίστε τον εαυτό σας
- Δηλώστε σαφώς την επιχείρησή σας
- Να είστε ευγενικοί, ακόμα και αν παραπονείτε
- Επαναλάβετε την επιστολή σας και επιβεβαιώστε τη διεύθυνση
- Εξετάστε τη χρήση πιστοποιημένης αλληλογραφίας
Η σύνταξη κατάλληλης επιστολής στον ιδιοκτήτη σας δεν είναι πολύ διαφορετική από τη σύνταξη άλλων τύπων επιχειρησιακών επιστολών. Οι επιστολές σας πρέπει να επικοινωνούν, με πολιτικό και ευγενικό τρόπο, τις ανησυχίες σας και τα αναμενόμενα ψηφίσματά σας. Μια καλά γραπτή επιστολή μπορεί να προχωρήσει πολύ στην επίλυση οποιωνδήποτε ζητημάτων που μπορεί να έχετε με τον ιδιοκτήτη σας και μπορεί να βελτιώσει ακόμη και τη σχέση σας.
Ετοιμάστε τον εαυτό σας για το γράψιμο
Η σύνταξη μιας σημαντικής επιστολής σε κάποιον απαιτεί προκαταρκτική προετοιμασία. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα αν έχετε μια ανταγωνιστική σχέση με τον ιδιοκτήτη σας ή διαμαρτύρονται για ένα σοβαρό, ανεπίλυτο ζήτημα. Ποτέ μην γράφετε όταν είστε θυμωμένοι. Περιμένετε έως ότου είστε ήρεμοι πριν γράψετε. Εάν γράφετε για ένα ζήτημα που καλύπτεται από τους νόμους της μίσθωσης ή του εκμισθωτή σας, ελέγξτε και τα δύο πριν γράψετε. Η επιστολή σας θα είναι πιο πειστική εάν μπορείτε να αναφέρετε τα νομικά καταστατικά ή τις ρήτρες μίσθωσης για να δικαιολογήσετε τα αιτήματά σας.
Προσδιορίστε τον εαυτό σας
Βεβαιωθείτε ότι ο ιδιοκτήτης σας γνωρίζει από ποιον ακούει, συμπεριλαμβάνοντας το όνομα και τη διεύθυνσή σας στην επιστολή σας. Εάν βρίσκεστε σε ένα κτίριο ή ένα συγκρότημα που έχει ένα όνομα, χρησιμοποιήστε το επίσης. Εάν θέλετε μια γρήγορη απάντηση από τον ιδιοκτήτη σας, συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και ενημερώστε τον ιδιοκτήτη σας για το πότε είναι η καλύτερη στιγμή για να σας καλέσουμε.
Δηλώστε σαφώς την επιχείρησή σας
Διευκρινίστε σαφώς τον σκοπό της επιστολής και ποια μέτρα, αν υπάρχουν, που επιθυμείτε να λάβει ο ιδιοκτήτης σας. Εάν ζητάτε επισκευή, δηλώστε το στην επιστολή σας και ενημερώστε τον ιδιοκτήτη σας για το πότε θα ήταν καλό να προγραμματίσετε μια επίσκεψη συντήρησης. Εάν ενημερώνετε τον ιδιοκτήτη ότι δεν πρόκειται να ανανεώσετε τη μίσθωση σας, εξηγήστε αυτό στις πρώτες προτάσεις και, στη συνέχεια, ενημερώστε τον ιδιοκτήτη σας για την ημερομηνία αναχώρησης και τη νέα σας διεύθυνση, ώστε να γνωρίζει πού να στείλει την κατάθεσή σας.
Να είστε ευγενικοί, ακόμα και αν παραπονείτε
Είναι εύκολο να απογοητευτείτε από έναν ιδιοκτήτη ο οποίος αγνοεί τις επανειλημμένες αιτήσεις για επισκευές ή αρνείται να αντιμετωπίσει θορυβώδεις γείτονες. Ακόμα, είναι σημαντικό να είστε ευγενικοί και εύλογοι. Ο ιδιοκτήτης σας μπορεί να θεωρεί αγένεια ή σαρκασμό ως δικαιολογία για την παραβίαση της επιστολής σας ή ακόμα και να μην ανανεώσει τη μίσθωση σας. Πάρτε μια προσέγγιση "ακριβώς τα γεγονότα" όταν αντιμετωπίζετε τις ανησυχίες σας και ζητάτε ψηφίσματα.
Επαναλάβετε την επιστολή σας και επιβεβαιώστε τη διεύθυνση
Τα σφάλματα ορθογραφίας και στίξης θέτουν σε κίνδυνο την αξιοπιστία της επιστολής σας. Ελέγξτε την επιστολή σας και διαβάστε το δυνατά για να βεβαιωθείτε ότι ρέει καλά. Ζητήστε από ένα φίλο ή μέλος της οικογένειας να διαβάσει την επιστολή. Μπορεί να εντοπίσει λάθη που χάσατε και να σας δώσουμε σχόλια σχετικά με τη σαφήνεια και τον τόνο της επιστολής σας.
Εξετάστε τη χρήση πιστοποιημένης αλληλογραφίας
Το πιστοποιημένο μήνυμα σάς παρέχει απόδειξη αποστολής και αποδείξεις παράδοσης ή απόπειρας παράδοσης. Η απόδειξη των επικοινωνιών σας μπορεί να σας βοηθήσει εάν η κατάσταση κλιμακωθεί. Σε ορισμένα σημεία, πρέπει να χρησιμοποιήσετε πιστοποιημένο ταχυδρομείο όταν στέλνετε συγκεκριμένους τύπους επιστολών στον ιδιοκτήτη σας. Για παράδειγμα, στο Μέριλαντ, ο μισθωτής έχει το δικαίωμα να είναι παρών στην επιτόπια επιθεώρηση του ιδιοκτήτη του εάν ειδοποιήσει τον ιδιοκτήτη του για τη νέα του διεύθυνση μέσω πιστοποιημένης αλληλογραφίας 15 ημέρες πριν από τη μετακίνησή του.