Πίνακας περιεχομένων:
Αναρωτιέστε πόσο καιρό να φυλάσσετε έγγραφα; Κατ 'αρχάς, καθορίστε τι είναι το έγγραφο. Για παράδειγμα, αν ένα έγγραφο περιλαμβάνει νομισματικές πληροφορίες, όπως αμοιβές πληρωμής ή δήλωση δανείων, αυτές θα ταξινομούνται στα οικονομικά έγγραφα. Τα περισσότερα οικονομικά έγγραφα αποθηκεύονται κατά το έτος και διατηρούνται επί σειρά ετών για μεταγενέστερο οικονομικό έλεγχο, εάν είναι απαραίτητο. Άλλες κατηγορίες περιλαμβάνουν την ταυτότητα, τη συμβατική, την εκπαίδευση και την προσωπική.
Χρηματοοικονομικά Έγγραφα
Διατηρήστε τα έσοδα και τα έξοδα, τους λογαριασμούς και άλλα οικονομικά έγγραφα, όπως οι μηνιαίες τραπεζικές καταστάσεις, μέχρι ένα έτος. Ωστόσο, κατά την αρχειοθέτηση οικονομικών αρχείων για φορολογικούς σκοπούς, θα πρέπει να φυλάσσετε επιχειρηματικά και προσωπικά οικονομικά έγγραφα, όπως αποδείξεις, μέχρι και 10 χρόνια σε περίπτωση που υποβληθείτε σε έλεγχο.
Έγγραφα εξατομίκευσης
Ένα έγγραφο ταυτότητας αποτελεί απόδειξη της ηλικίας ενός ατόμου και του ονόματος του, όπως πιστοποιητικό γέννησης ή άδεια οδήγησης. Αυτά τα έγγραφα θα πρέπει να φυλάσσονται για ζωή, σχετικά κοντά, κατόπιν αιτήματος των νομικών αρχών. Μια άδεια μη-οδηγού που εκδίδεται από το κράτος είναι επίσης μια μορφή τεκμηριωμένης αναγνώρισης που πρέπει να ανανεωθεί μετά τη λήξη της, όπως άδεια οδήγησης.
Συμβατικά Έγγραφα
Συμβατικά έγγραφα είναι τυχόν γραπτές συμφωνίες μεταξύ φυσικού προσώπου και τρίτου για την ανταλλαγή ή πώληση αγαθών ή υπηρεσιών. Αυτά τα αγαθά ή οι υπηρεσίες μπορεί να είναι ένα σπίτι ή ένα αυτοκίνητο, το οποίο θα περιλαμβάνει οποιεσδήποτε συμφωνίες μίσθωσης ή ακίνητα ή εγγυήσεις για ακίνητα που αγοράζονται. Σε κάθε περίπτωση, ένα συμβατικό έγγραφο έχει καθορισμένη ημερομηνία λήξης ή λήξης του εγγράφου, η οποία μπορεί επίσης να είναι η καθορισμένη ημερομηνία για την απόρριψη του εγγράφου.
Εκπαιδευτικά αρχεία
Η αποθήκευση διαβαθμισμένων ερευνητικών εργασιών και τα παρόμοια σε ένα κουτί παπουτσιών ή πτυσσόμενο φάκελο μπορεί να είναι επωφελής για μεταγενέστερη χρήση κατά την αρχειοθέτηση εκπαιδευτικών εγγράφων ανά εξάμηνο. Με το αρχειοθετημένο έργο του εξαμήνου, ο σπουδαστής μπορεί να αναθεωρήσει την προηγούμενη εργασία του για μεσοπρόθεσμη ή τελική, καθώς και τελικές βαθμολογίες διαφορών, εάν προκύψει ανάγκη.
Για άλλα εκπαιδευτικά έγγραφα, όπως γραμματόσημα ή δήλωση φοιτητικών δανείων, δοκιμάστε να αρχειοθετήσετε αυτά τα έγγραφα στην οικονομική κατηγορία. Αυτό θα σας βοηθήσει να παραμείνετε ενήμεροι για τις οικονομικές υποχρεώσεις.
Προσωπικά αρχεία
Τα προσωπικά αρχεία είναι έγγραφα όπως πιστοποιητικό γάμου, πτυχίο κολλεγίου και ιατρικά αρχεία που είναι ευαίσθητα κομμάτια που έχουν σημαντική αξία. Αυτά τα αντικείμενα πρέπει πάντα να αποθηκεύονται σε ασφαλές μέρος ή να απομακρύνονται, καθώς αυτά τα αντικείμενα συνήθως δεν παρουσιάζονται δημόσια. Ένα πιστοποιητικό ή πτυχίο μπορεί να πλαισιωθεί και να τοποθετηθεί για να το διατηρήσει και εμφανίζεται ιδιωτικά στο σπίτι ή σε ένα γραφείο.