Πίνακας περιεχομένων:
- Επιχειρηματικά Έξοδα Εργαζομένων
- Λογικά και μη λογοδοτούμενα σχέδια
- Εκδίδοντας επιταγές σύμφωνα με ένα υπεύθυνο σχέδιο
- Επεξεργασία μισθοδοσίας για μη υπεύθυνα σχέδια
Η υπηρεσία εσωτερικού εισοδήματος επιτρέπει στους εργοδότες να αποδίδουν στους υπαλλήλους τις επαγγελματικές τους δαπάνες. Σύμφωνα με ένα υπεύθυνο σχέδιο, αυτές οι επιστροφές εξόδων είναι αφορολόγητες στον εργαζόμενο. Αν πρόκειται για ένα μη υπεύθυνο σχέδιο, οι πληρωμές θεωρούνται μισθοί. Αν οι επιστροφές εκδίδονται μέσω μισθοδοσίας, αυτό σημαίνει ότι αποτελούν μέρος ενός μη υπεύθυνου σχεδίου και ο εργαζόμενος θα πληρώσει φόρους για τις αποζημιώσεις.
Επιχειρηματικά Έξοδα Εργαζομένων
Ως εκπρόσωποι της εταιρείας, οι εργαζόμενοι τείνουν να αναλαμβάνουν επιχειρηματικά έξοδα ενώ εργάζονται. Η οδήγηση για να συναντήσετε έναν πελάτη, να πάρει κάποια αναλώσιμα γραφείου ή να βγάλει έναν πελάτη στο γεύμα είναι όλα τα επαγγελματικά έξοδα που μπορεί να επιστραφούν από τον εργοδότη. Για να τεκμηριώνουν και να δικαιολογούν τις δαπάνες, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να αποθηκεύουν αντίγραφα των αποδείξεων κατά την πραγματοποίηση αγορών. Το IRS επιτρέπει στους εργοδότες να αποζημιώνουν τους εργαζόμενους κατά το μίλι για το ταξίδι με αυτοκίνητα, έτσι ώστε οι υπάλληλοι να μπορούν να τηρούν λεπτομερή καταγραφή των επαγγελματικών ταξιδιών και όχι να εξοικονομούν έσοδα από φυσικό αέριο.
Λογικά και μη λογοδοτούμενα σχέδια
Όταν οι εργοδότες αποδίδουν στους εργαζόμενους δαπάνες για εργασία, το κάνουν είτε με υπεύθυνο σχέδιο είτε με μη υπεύθυνο σχέδιο. Ένα υπεύθυνο σχέδιο είναι αυτό στο οποίο ο εργαζόμενος παρέχει έγκαιρα τεκμηρίωση των εξόδων και επιστρέφει τυχόν επιπλέον αποζημιώσεις. Ο εργοδότης επαληθεύει ότι η δαπάνη είχε επιχειρηματική σύνδεση και διατηρεί αντίγραφο της τεκμηρίωσης. Σύμφωνα με ένα υπεύθυνο σχέδιο, η επιστροφή εξόδων δεν αποτελεί εισόδημα. Αντ 'αυτού, είναι μια απαλλαγμένη από φόρους επιστροφή δαπανών για τον εργαζόμενο.
Εκδίδοντας επιταγές σύμφωνα με ένα υπεύθυνο σχέδιο
Αν έχετε ένα υπεύθυνο σχέδιο, οι αποζημιώσεις εξόδων δεν θα πρέπει να υποβάλλονται σε επεξεργασία μέσω μισθοδοσίας. Αντ 'αυτού, ζητήστε από τους υπαλλήλους να συγκεντρώνουν περιοδικά την τεκμηρίωση των εξόδων και στη συνέχεια να εκδίδουν έλεγχο επιστροφής εξόδων. Οι πληρωμές αυτές θα πρέπει να καταγράφονται ως εταιρικά έξοδα. Για παράδειγμα, εάν κόψετε έναν υπάλληλο έναν έλεγχο αποζημίωσης για τα 50 χιλιόμετρα, τα 50 δολάρια θα πρέπει να καταγράφονται ως έξοδα χιλιομέτρων. Η εταιρεία σας θα μπορέσει να διαγράψει αυτά τα έξοδα στην επιχειρηματική φορολογική δήλωσή της, διατηρώντας έτσι αντίγραφα των διανυθέντων χιλιομετρικών φορμών και των αποδείξεων για την τεκμηρίωση της δαπάνης.
Επεξεργασία μισθοδοσίας για μη υπεύθυνα σχέδια
Εάν ο εργοδότης δεν ακολουθεί τους κανόνες ενός υπεύθυνου σχεδίου, λειτουργεί υπό μη υπεύθυνο σχέδιο. Μερικές φορές, ο εργοδότης εφαρμόζει σκόπιμα ένα μη υπεύθυνο σχέδιο για την ελαχιστοποίηση της τήρησης αρχείων. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να επιλέξει να δώσει στους υπαλλήλους 500 δολάρια το καθένα για την κάλυψη των δαπανών για τροφή και χιλιόμετρα για μια ετήσια επαγγελματική κατάρτιση και δεν απαιτεί αποδείξεις. Στην περίπτωση αυτή, οι επιστροφές δαπανών θεωρούνται πράγματι μισθοί και οι εργαζόμενοι θα πληρώνουν φόρους γι 'αυτούς.
Δεδομένου ότι αυτές θεωρούνται μισθοί, οι επιστροφές δαπανών βάσει ενός μη υπεύθυνου σχεδίου πρέπει να υποβάλλονται σε επεξεργασία μέσω μισθοδοσίας. Με αυτόν τον τρόπο, ο εργοδότης μπορεί να παρακρατήσει τους ομοσπονδιακούς, κρατικούς και μισθολογικούς φόρους. Στο τέλος του έτους, οι αποζημιώσεις δαπανών θα αναφέρονται ως μισθοί στο έντυπο W-2 του υπαλλήλου.